Billetterie, inscriptions et programmation pilotées depuis un seul outil, branché sur la base de données métier : une trentaine d'heures gagnées chaque semaine.
~30 h
récupérées chaque semaine sur les deux postes concernés
¾ temps
l'équivalent d'un trois-quarts temps rendu à l'équipe
Zéro
double encodage : l'information n'est saisie qu'une seule fois
L'Entrela', centre culturel d'Evere, gère une programmation riche : spectacles, ateliers, stages et événements, encodés et maintenus à jour par l'équipe dans une base de données interne.
Le site existant récupérait ces informations via du scraping du WordPress, une méthode fragile qui générait des incohérences et imposait un double encodage permanent. L'enjeu : faire du site le reflet direct et fiable de la base de données métier.
Le site et la réalité ne disaient jamais tout à fait la même chose.
Nous avons branché le site directement sur la base de données existante. Chaque événement, horaire ou tarif encodé dans l'outil de gestion apparaît immédiatement en ligne, sans intervention manuelle.
La gestion des réservations et des inscriptions vivait en dehors du site.
La plateforme centralise la billetterie et les inscriptions aux stages directement depuis le site, reliées à la base métier, pour un suivi clair côté équipe et un parcours fluide côté public.
Chaque heure de ressaisie est une heure en moins pour la culture.
En connectant les outils et en supprimant les tâches redondantes, la plateforme libère l'équipe des manipulations techniques pour la recentrer sur sa mission : la culture et le lien social. Le gain se mesure sur deux postes à la fois : la personne qui gère les réservations et celle qui publie la programmation récupèrent ensemble une trentaine d'heures par semaine, soit l'équivalent d'un trois-quarts temps rendu à l'équipe.
Au-delà d'une refonte visuelle, le projet illustre la vraie valeur d'un outil sur-mesure : connecter intelligemment l'existant et supprimer les frictions qui ralentissent les équipes. À l'arrivée, une trentaine d'heures récupérées chaque semaine sur les deux postes concernés - la gestion des réservations et la publication de la programmation, soit l'équivalent d'un trois-quarts temps - une gestion nettement plus fiable et un quotidien de travail plus fluide, au point que le poste chargé de l'encodage a été redéfini vers des missions à plus forte valeur. Le site vit désormais au rythme de la base de données métier.
La demande de l'Entrela' était diverse : d'une part, refaire notre site et le rendre plus dynamique, en donnant à chaque personne la possibilité de s'inscrire directement en ligne et d'autre part optimaliser les outils informatiques.
Loïc Roth a été ouvert et à l'écoute de toutes nos demandes spécifiques. L'automatisation est importante et nous fait réellement gagner un temps précieux. Cependant, nous souhaitions également garder la main afin de pouvoir accompagner les personnes en situation de fracture numérique.
La base de données a été conçue pour nous permettre de répondre au mieux à toutes les demandes, tout en constituant un outil de gestion optimisé.
À l'écoute de nos besoins, Loïc Roth a su rendre nos outils informatiques performants et adaptés à notre fonctionnement. Nous sommes ravis de son suivi, de son écoute et de son professionnalisme. Nous le recommandons sans hésitation.